Última Atualização: 19/07/2012

FUNDAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO DA UNESP - FUNDUNESP

MANUAL DE INSTRUÇÕES PARA USO DOS RECURSOS E PRESTAÇÃO DE CONTAS DE AUXÍLIOS E DE ANTECIPAÇÕES CONCEDIDOS PELA FUNDUNESP E SEUS RESPECTIVOS ANEXOS.

 

MANUAL DE PRESTAÇÃO DE CONTAS

 

1. INSTRUÇÕES PARA USO DOS RECURSOS(voltar ao índice)


1.1 Abertura de Conta Corrente(voltar ao índice) Para movimentação de recursos financeiros liberados pela FUNDUNESP pertinentes a despesas previstas nos projetos, o beneficiário deverá providenciar a abertura de conta corrente vinculada – FUNDUNESP / Beneficiário. Esta conta corrente vinculada será exclusiva para movimentação de recursos financeiros de um único projeto / processo. Em casos de liberação de recursos em uma única parcela e que já tenham destinação aprovada previamente não há necessidade de uma conta específica. Os recursos liberados pela Coordenadoria Didático-Científica serão creditados diretamente na conta corrente do beneficiário.


1.2 Aquisição de Material de Consumo e Prestação de Serviço (voltar ao índice)

Considera-se Material de Consumo aquele cuja duração é limitada a curto lapso de tempo. Exemplos: artigos de escritório, de limpeza e higiene, material elétrico e de iluminação, gêneros alimentícios, artigos de mesa, combustíveis etc.

Na aquisição de material de consumo ou prestação de serviço deverá o beneficiário realizar simples pesquisa de mercado e considerar o menor preço, usando, para tal, o (anexo I), obedecendo sempre o limite estabelecido para compras diretas em que não haja necessidade de licitação. A pesquisa será dispensada nos casos de produtos em que não houver similares no mercado, mediante justificativa devidamente comprovada. Se necessário, procurar orientação junto à unidade concedente do recurso financeiro para obtenção de instruções preliminares e encaminhamento à Unidade de Compras e Importação da FUNDUNESP, uma vez que a Instituição possui Regulamento de compras próprio. Para utilização de Prestação de Serviços de Terceiros, Pessoa Jurídica ou Física, o beneficiário deverá também consultar a unidade concedente dos recursos financeiros para orientação e encaminhamento e atentar para o seguinte:

a) Notas Fiscais de Pessoa Jurídica Prestadora de Serviços

Quando os serviços pr estabeleci do município de São Paulo, ainda que não haja obrigatoriedade de retenção na fonte do Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza – ISS e para que a FUNDUNESP não incorra em multa, é necessário que:

  1. Os coordenadores e professores que efetuarem compras com recursos de projetos nos quais são responsáveis, deverão digitalizar imediatamente e encaminhar antes do seu pagamento cada Nota Fiscal de Prestação de Serviços emitida em nome da FUNDUNESP para que a Contabilidade possa emitir a Nota Fiscal Eletrônica do Tomador/Intermediário de Serviços - NFTS, apurar as retenções dos tributos e informar se vai haver desconto no valor da Nota Fiscal de Serviços, que será paga.
  2. Informamos que o prazo para emissão das NFTS é até o dia 10(dez) do mês subsequente ao da prestação dos serviços contratados ou intermediados. Por esse motivo pedimos que as notas de serviços sejam enviadas por e-mail no ato das aquisições, para que as NFTS possam ser emitidas em tempo hábil junto à prefeitura evitando juros e multas;
  3. Enviar as Notas Fiscais digitalizadas para o e-mail: O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. ou Fax (11) 3474-5324.

 

b) Pagamento de Serviço Autônomo

Quando autorizado a utilizar Serviços de Autônomo, o responsável deverá observar a condição jurídica / fiscal do executante dos serviços que se enquadrará em uma das seguintes situações:

  1. Se o Prestador de Serviço Autônomo for regularmente inscrito junto à Prefeitura de São Paulo, não há obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal Eletrônica do Tomador/Intermediário de Serviços – NFTS, entretanto, deverá ser descontado 11% de INSS (limitado ao teto) e o Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF será descontado conforme tabela Progressiva da Receita Federal. O INSS patronal, que é por conta do projeto, é de 20% sobre o valor bruto dos serviços;
  2. Porém, se o prestador não estiver regularmente inscrito junto à Prefeitura do Município de São Paulo, deverá ser emitida a NFTS onde será descontado 5% de ISS, e todos os demais tributos descritos no item acima.

Por esse motivo para utilização de Serviços de Autônomo, o responsável deverá consultar previamente a unidade concedente dos recursos financeiros para orientação e encaminhamento.A contratação de Serviço Autônomo é vedada no caso de auxílios concedidos pela Coordenadoria Didático-Científica.


1.3 Material Permanente (voltar ao índice)

Considera-se Material Permanente, aqueles de duração superior a dois anos. Exemplos: mesas, máquinas, tapeçaria, equipamentos de laboratórios, ferramentas, veículos, semoventes, etc.

Para aquisição de Material Permanente o beneficiário deverá realizar simples pesquisa de mercado e considerar o menor preço, usando, para tal, o (anexo I), obedecendo sempre o limite estabelecido para compras diretas em que não haja necessidade de licitação. Se necessário, procurar orientação junto à unidade concedente do recurso financeiro para obtenção de instruções preliminares e encaminhamento à Unidade de Compras e Importação da FUNDUNESP, uma vez que a Instituição possui Regulamento de Compras próprio.

Os comprovantes originais das despesas com material permanente deverão conter exclusivamente, itens dessa natureza, demonstrando as principais características do bem adquirido, como marca, modelo, tipo, etc. Os equipamentos eletrônicos deverão ter o numero de série declarado no documento fiscal.

Todo e qualquer material permanente adquirido, construído ou montado com recursos concedidos pela FUNDUNESP será doado à Unidade da UNESP em que o Coordenador do projeto estiver classificado, prevalecendo, prioritariamente, a sua utilização no Projeto, até o seu término. Para a FUNDUNESP efetivar a doação será necessário que o beneficiário encaminhe, juntamente com a nota fiscal, instrução determinando a localização do bem e os dados do representante legal da Unidade.


1.4 Despesas de Viagens (voltar ao índice) Se o recurso financeiro concedido se destinar à cobertura de despesas de viagens, o beneficiário poderá optar pela realização do gasto mediante documento fiscal, ou pela fixação prévia de diárias, conforme tabela própria da FUNDUNESP, usando, para tal, o (anexo IV). É importante esclarecer que o recebimento da Diária já abrange o pagamento de alimentação e hospedagem, em caso de viagem, independentemente do valor gasto. O pagamento de despesas desta natureza é para utilização em atividades desenvolvidas pelo o beneficiário, estritamente relacionado com o projeto.


1.5 Formas de Pagamento das Despesas (voltar ao índice)

Os pagamentos de despesas deverão ser realizados através de Cartão de Débito preferencialmente ou Cheque Nominativo e em casos excepcionais pode ser utilizado o cartão de crédito (exemplos: compras pela Internet, viagens internacionais, etc). Quando o pagamento for realizado com cheque o beneficiário deverá relacionar numa folha de papel sulfite os números dos cheques emitidos, os respectivos favorecidos, os números das notas fiscais e os valores correspondentes. Para o pagamento de despesas miúdas que não comporte a emissão de cheque nominativo direto, o beneficiário poderá se prover de pequeno “CAIXA”. O saldo eventual será recolhido no final, à conta bancaria respectiva.


2. INSTRUÇÕES PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS (voltar ao índice)


2.1 Da Obrigação de Prestar Contas(voltar ao índice) Estão obrigados a prestar contas os beneficiários que receberem recursos financeiros da FUNDUNESP. A prestação de contas é restrita a gastos efetuados após o recebimento do recurso. Gastos realizados antecipadamente, com recursos próprios, desde que previamente autorizados pela FUNDUNESP, deverão ser objeto de pedido de REEMBOLSO mediante apresentação de documentos. 


2.2 Dos Prazos para Prestar Contas (voltar ao índice) Os recursos concedidos para o Programa de Extensão (Proex) e Coordenadoria Didático Científica (CDC) têm 30 (trinta) dias para prestar contas a partir da data de recebimento do depósito na conta corrente do favorecido, os demais Convênios também devem prestar contas mensalmente desde que o valor tenha sido gasto totalmente ou parcialmente, caso não tenha existido gasto não haverá necessidade de prestação de contas mas o beneficiário deve justificar o motivo.


2.3 Como Apresentar a Prestação de Contas (voltar ao índice) A Prestação de Contas deverá ser encaminhada através de ofício dirigido à Diretoria Concedente, separadamente do Relatório Científico. No ofício o beneficiário poderá incluir as informações e observações que desejar anexando o balancete de Prestação de Contas (anexo II), juntamente com os extratos da conta corrente do projeto. Os documentos que compõem a Prestação de Contas deverão ser sempre original e 1ª via.

Os documentos pequenos deverão ser grampeados em folha de papel sulfite para evitar extravio e preservar eventuais anotações no verso. Despesas com datas e natureza diferentes não deverão ser grampeadas na mesma folha.

Na prestação de contas final, eventuais saldos deverão ser restituídos através de envio de cheque nominal à FUNDUNESP ou comprovante de depósito em conta corrente desta, conforme instrução da Diretoria concedente.


2.4 Comprovantes de despesas e formalidades exigidas (voltar ao índice)

Os documentos devem ser emitidos em nome da:

Fundação para o Desenvolvimento da UNESP – FUNDUNESP;

Avenida Rio Branco, 1.210, Campos Elíseos – São Paulo – SP;

CEP 01206-001;

CNPJ 57.394.652/0001-75;

I.E (Inscrição estadual) 112.308.414.114;

C.C.M. 9.450.927-1.

Deverá ainda conter o número do Processo FUNDUNESP objeto da concessão do recurso. Documentos emitidos no exterior, nos quais não constem os dados da FUNDUNESP, deverão ser acompanhados de declaração em idioma e moeda nacionais, contendo a descrição dos produtos ou serviços adquiridos, o nº do processo e assinatura do beneficiário, usando, para tal, o (anexo V).

Para efeito de Prestação de Contas serão considerados válidos os seguintes documentos, sempre em original e 1ª via:

  1. Nota Fiscal ou DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), com quitação formal (carimbo de pago / recebido, com assinatura aposta no seu “rosto”) ou comprovante de pagamento eletrônico que identifique a Nota Fiscal. A FUNDUNESP fará a verificação no momento da Análise da Prestação de Contas, se a situação do DANFE apresentado está autorizada. Caso seja detectado algum DANFE não autorizado, cancelado, etc., a FUNDUNESP solicitará ao beneficiário a regularização. Todas as Notas Fiscais e DANFEs têm que ser revestidas das formalidades legais, ou seja, impressão tipográfica, numeração, razão social do fornecedor, endereço e número de registro no Cadastro de Contribuintes. Deve conter a descrição do produto/serviço, quantidade e preço unitário e total de cada item;
  1. Cupom Fiscal – PDV, revestido das formalidades legais, inclusive quanto à discriminação e quantidade dos produtos;

  1. Nota Fiscal Fatura, acompanhada da Duplicata quitada/Recibo ou Comprovante de pagamento eletrônico que identifique a Nota Fiscal;
  1. Canhotos originais de passagens (aérea, marítima ou terrestre), ou Nota Fiscal Fatura com comprovante de quitação quando a operação assim for realizada;
  1. Recibo de Diárias (anexo IV)

Todos os documentos comprobatórios de despesas deverão conter, necessariamente, a atestação de que os serviços, bens ou materiais foram recebidos (anexo III). Não serão aceitos documentos que apresentem alterações, emendas ou rasuras que prejudiquem a sua clareza. Carta de correção será aceita, desde que emitida eletronicamente, sendo vedado o uso de carta de correção em papel. Ressalta-se que não poderão ser sanados os erros a seguir relacionados:

  1. valor da operação ou da prestação, base de cálculo e alíquota;
  2. dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço de localização do remetente ou do destinatário;
  3. data de emissão da NF-e ou à data de saída da mercadoria.

Comprovantes de despesas com datas anteriores ao recebimento do recurso não serão aceitos.


2.4.1 Comprovantes de Despesas de Viagens (voltar ao índice) As despesas de viagens serão comprovadas através de Recibo de Diárias, usando, para tal, o (anexo IV) ou de Nota Fiscal de Hotéis e/ou Restaurantes, que contenham a discriminação do gasto, unitário e total realizado. Relacionar, (no verso da NF) em sendo o caso, o(s) usuário(s) do(s) serviço(s). É vedada despesa com bebidas alcoólicas, ou artigos de uso pessoal, bem como aquelas com terceiros estranhos ao projeto. A FUNDUNESP não autoriza o pagamento de diárias a pesquisadores que residam no Município onde se realiza o evento, ficando autorizado, apenas, o pagamento de refeição, que não deve ultrapassar o valor pré-estabelecido pelas partes. Docentes da UNESP também não receberão diárias quando participarem de Congressos da própria UNESP. Comprovantes de aquisição de combustíveis devem sempre ser preenchidos por inteiro e pelo mesmo emitente, contendo o nome e a placa do veículo abastecido e o número do processo.


2.4.2 Comprovantes de Despesas com Transportes(voltar ao índice) A despesa com transporte coletivo urbano será comprovada mediante declaração contendo informação do itinerário, com o respectivo valor, assinatura do usuário e visto do beneficiário do projeto, usando, para tal, o (anexo V). A despesa com táxi será comprovada mediante recibo fornecido pelo taxista, preenchido em todos os seus campos, em especial o itinerário, o nome do motorista e a placa do veículo, devendo ser aposto ainda, no verso, o recebimento dos serviços com assinatura do usuário conforme (Anexo III) e visto do beneficiário do projeto. As aquisições de passagens terrestres e aéreas, inclusive as adquiridas no exterior, deverão ser comprovadas mediante apresentação de quaisquer documentos originais fornecidos pela companhia de transportes, acompanhados de declaração, contendo informações adicionais, quando necessário. É imprescindível que tais documentos reúnam informações que identifiquem o usuário da passagem, data, local de origem e destino e que conste o nome da FUNDUNESP. Caso a companhia de transporte não forneça documento com todos esses dados, os mesmos deverão ser complementados através de declaração, usando, para tal o (anexo V)


2.4.3 Comprovantes de despesa com Inscrição em Congresso ou similar (voltar ao índice) Recibos de despesas com taxa de inscrição em Congressos e eventos similares deverão ser emitidos em nome da FUNDUNESP. Se o recibo estiver no nome do participante, deverá ser juntada declaração, usando, para tal o (anexo V). Apresentar Recibo original emitido pela organização do evento, constando inclusive a assinatura do recebedor. Será necessário também encaminhar o atestado oficial de frequência/conclusão.


2.4.4 Responsabilidade do beneficiário (voltar ao índice) O beneficiário somente se eximirá de sua obrigação perante a FUNDUNESP após aprovação de suas contas, continuando, porém, responsável pela guarda e conservação dos bens e materiais, durante a execução dos projetos para os quais foi concedido o recurso financeiro.


3. ANEXOS(voltar ao índice) Todos os Formulários/Recibos necessários para a Prestação de Contas estão disponíveis abaixo para downloads.

anexo I – Pesquisa de Mercado;

Anexo II – Balancete de Prestação de Contas;

Anexo III – Atesto;

Anexo IV – Recibo de Diárias;

Anexo V – Modelo da Declaração;