MANUAL DE INSTRUÇÕES PARA USO DOS RECURSOS E PRESTAÇÃO DE CONTAS DE AUXÍLIOS DO PLANO DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL – PDI/UNESP, CONCEDIDOS PELA FUNDUNESP E SEUS RESPECTIVOS ANEXOS.

MANUAL DE PRESTAÇÃO DE CONTASPDI/UNESP

 


ÍNDICE

 


 

1 - INSTRUÇÕES PARA USO DOS RECURSOS(voltar ao índice)

 

1.1 - APRESENTAÇÃO(voltar ao índice)

Este Manual aplica-se à utilização e Prestação de Contas de Auxílios do Plano de Desenvolvimento Institucional - PDI concedidos pela FUNDUNESP conforme consta no Termo de Outorga.

 

1.2 - ORIENTAÇÕES GERAIS(voltar ao índice)

1.2.1 Correrão por conta exclusiva do Outorgado quaisquer despesas que não se enquadrem nas autorizações constantes do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio do presente Manual.

1.2.2 O Outorgado somente se eximirá de sua responsabilidade perante a FUNDUNESP após a aprovação da respectiva Prestação de Contas e, havendo materiais permanentes, a quitação dar-se-á após a doação à UNESP, por meio de Termo de Aceitação de Transferência de Domínio de Matérias por Cessão de Uso e/ou Doação assinado, que acompanhará a prestação de Contas.

 

1.3 - USO DOS RECURSOS(voltar ao índice)

1.3.1 O uso de recursos aprovados pela FUNDUNESP para aquisição de bens e contratação de serviços para o desenvolvimento de projetos está condicionado a:

a) Assinatura do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio pelo Outorgado.
b) Prestação de Contas de todos os gastos efetuados de acordo com as instruções contidas neste Manual.

1.3.2 Nos casos de aquisição de bens e contratação de serviços no Brasil, deverão ser anexadas às respectivas Notas Fiscais, nos termos da legislação vigente, justificativas dos preços e razões que determinaram a escolha do fornecedor ou executante. Para compras e contratações de serviços com valor superior a 10 salários mínimos, o Outorgado deverá apresentar, no mínimo, cotações de preços feitas por 03 (três) fornecedores.

1.3.3 Ao final do processo de aquisição de bens e contratação de serviços, tal como concedidos no Termo de Outorga, o eventual saldo deverá ser devolvido para a FUNDUNESP.

1.3.4 Quando da utilização dos recursos da FUNDUNESP, é vedado ao Outorgado:

a) Fazer alterações (remanejamento/transposição) nos itens constantes do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio sem prévia autorização da FUNDUNESP.
b) Transferir verbas ou saldos de um processo para outro, mesmo que o Outorgado seja beneficiário de mais de um auxílio em curso e ainda que se trate de projeto em continuação.
c) Efetuar despesas fora do período de vigência do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio, inclusive o recebimento do material, execução do serviço e participação em evento.
d) Fazer aplicações financeiras com os recursos liberados.
e) Deixar de prestar contas.
f) Proceder ao pagamento de multa de qualquer natureza (ex. multa por atraso no pagamento em caso de aquisição de bens ou contratação de serviços), com recursos do projeto.

1.3.5 O descumprimento das instruções contidas neste Manual poderá ensejar na adoção de medidas administrativas e/ou judiciais pela FUNDUNESP objetivando a devolução dos recursos por ela concedidos para o desenvolvimento do projeto, corrigidos pelos índices legais em vigor e com incidência das demais sanções legais (juros, honorários advocatícios e custas judiciais).

 

1.4 - PRAZO PARA USO DOS RECURSOS(voltar ao índice)

1.4.1 O limite para utilização do recurso é o período de vigência que consta do Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio.

1.4.2 Caso haja necessidade de prorrogação do prazo final, o Outorgado deverá antecipar apresentação do Relatório Científico das atividades desenvolvidas, acompanhado da justificativa para solicitação.

 

1.5 - MOVIMENTAÇÃO DOS RECURSOS(voltar ao índice)

1.5.1 Os recursos correspondentes ao termo de outorga serão depositados, no Banco Santander ou no Banco do Brasil, diretamente na conta do Outorgado conforme dados constantes no Termo de Outorga;

 

1.6 - APLICAÇÃO(voltar ao índice)

1.6.1 Estão sujeitos à Prestação de Contas todos os auxílios concedidos pela FUNDUNESP, na totalidade dos recursos financeiros efetivamente liberados.

1.6.2 No caso de impugnação de documentos que acompanham a Prestação de Contas ou pedidos de esclarecimentos pela FUNDUNESP, o Outorgado deverá cumprir a exigência no prazo determinado no ofício que a solicitar.

1.6.3 Na ausência da documentação comprobatória requerida neste Manual, deverá ser restituída à FUNDUNESP a importância correspondente, com os valores devidamente atualizados.

 

2 – INSTRUÇÕES PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS(voltar ao índice)

 

2.1 - ESTRUTURA DA PRESTAÇÃO DE CONTAS(voltar ao índice)

A Prestação de Contas será encaminhada através de ofício dirigido à Diretoria da FUNDUNESP, separadamente do Relatório Científico. No ofício o beneficiário poderá incluir as informações e observações que desejar anexando o balancete de Prestação de Contas (anexo I).

Os documentos pequenos deverão ser colados em folha de papel sulfite para evitar extravio e preservar eventuais anotações no verso. Despesas com datas e natureza diferentes não deverão ser coladas na mesma folha.

Na prestação de contas os eventuais saldos deverão ser restituídos através de envio de cheque nominal à FUNDUNESP ou comprovante de depósito em conta corrente desta, conforme instrução da Diretoria concedente.

 

2.2 - DETALHES DA APRESENTAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO(voltar ao índice)

2.2.1 A documentação deve ser enviada em uma única via, SEMPRE a 1ª via original.

2.2.2 Todos os comprovantes de despesas com aquisição de bens e serviços para utilização nos auxílios concedidos pela FUNDUNESP deverão ser solicitados aos fornecedores/prestadores de serviços em nome do Outorgado, constando, no corpo da nota, a indicação “Processo/Edital nº ____/ ____/___-______/_____” , NUNCA em nome da FUNDUNESP.

2.2.3 Classificar os documentos por elemento de despesa (material permanente, de consumo, serviços de terceiros, despesas de transporte e diárias) e, posteriormente, colocá-los em ordem cronológica. Cada página deverá ser numerada.

2.2.4 Não serão aceitos comprovantes de despesas que apresentem alterações, emendas ou rasuras que prejudiquem a clareza, sem a devida carta de correção emitida pelo fornecedor.

2.2.5 Em todo comprovante de despesa deverá constar, obrigatoriamente, a discriminação completa da despesa, quantidades e valores.

2.2.6 O Outorgado deve manter, para seu controle, cópia dos documentos apresentados na Prestação de Contas. A FUNDUNESP não fornecerá cópia dos mesmos.

 

2.3 - COMPROVAÇÃO DE DESPESAS(voltar ao índice)

2.3.1 Bens adquiridos no Brasil pelo Outorgado:

São aceitos: Nota Fiscal, Cupom Fiscal, DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) ou Nota Fiscal Fatura, acompanhada da Duplicata quitada/Recibo/Declaração ou Comprovante de pagamento eletrônico que identifique a Nota Fiscal.

2.3.2 Bens adquiridos no Exterior pelo Outorgado:

2.3.2.1 Pagamento efetuado com Cartão de Crédito:

a) Fotocópia do extrato do cartão de crédito;

b) "Commercial invoice" original, quitada pelo emitente;

c) Comprovante original de outras despesas;

d) Caso a fatura do cartão de crédito não apresente o valor convertido para o real, utilizar para informar a conversão o (anexo V).

2.3.2.2 Pagamento efetuado em espécie:

a) “Commercial invoice" original, quitada pelo emitente;

b) Comprovante original de outras despesas;

c) Declaração informando o valor gasto em dólar convertido para real utilizando a mesma taxa de cambio na hora da compra da moeda estrangeira (anexo V).

 

2.4 - MATERIAL PERMANENTE(voltar ao índice)

2.4.1 Considera-se Material Permanente, conforme o Glossário do Portal da Transparência do Governo Federal: “Aquele de duração superior a dois anos. Exemplos: mesas, máquinas, tapeçaria, equipamentos de laboratórios, ferramentas, veículos, semoventes, etc. Fonte: Tesouro Nacional”.

2.4.2 A FUNDUNESP também classifica como material permanente: livros, móveis, construções, reformas ou instalações.

2.4.3 Quando houver aquisição de material permanente pelo Outorgado, deverá ser apresentada em duas vias o Termo de Aceitação de Transferência de Domínio de Materiais por Cessão de Uso e/ou Doação(anexo II), devidamente assinado pelo Dirigente da Instituição Sede ou seu representante legal.

 

2.5 - MATERIAL DE CONSUMO(voltar ao índice)

2.5.1 Considera-se Material de Consumo, conforme o Glossário do Portal da Transparência do Governo Federal: “Aquele cuja duração é limitada a curto lapso de tempo. Exemplos: artigos de escritório, de limpeza e higiene, material elétrico e de iluminação, gêneros alimentícios, artigos de mesa, combustíveis etc. Fonte: Tesouro Nacional”.

2.5.2 A FUNDUNESP também classifica como material de consumo: reagentes, vidraria, plásticos, peças de reposição.

2.5.3 As despesas com estes materiais devem ser comprovadas conforme item 2.3 deste Manual.

 

2.6 - DIÁRIA(voltar ao índice)

2.6.1 O pagamento de despesas desta natureza é para utilização em atividades desenvolvidas pelo Outorgado, estritamente relacionadas com o projeto:

a) Diárias destinam-se a despesas realizadas pelo Outorgado, até o limite estabelecido pela UNESP, para prover sua hospedagem e alimentação durante a participação em evento relacionado com o projeto, fora do seu município sede.

b) Diárias pagas para o outorgado no decorrer do exercício, devem ser prestado contas parcialmente até 31/12 do ano corrente, para que a FUNDUNESP possa cumprir o prazo fixado pela Receita Federal para emissão dos informes de rendimentos correspondentes.

c) Atentar sempre para o valor limite da tabela UNESP vigente no período da despesa. Valores superiores serão desconsiderados e correrão por conta do Outorgado;

2.6.2 As despesas dessa natureza devem ser comprovadas da seguinte forma:

a) Diárias para Terceiros:

Notas Fiscais (hospedagem e alimentação) ou Recibos de diárias conforme o (anexo VII).

b) Diárias para o Outorgado:

Notas Fiscais (hospedagem e alimentação) ou apresentar Recibo de diárias para o Outorgado (anexo III).

2.6.3 Não são aceitos:

a) Gastos com refeições e outras despesas com convidados pessoais, não autorizados pelo Termo de Outorga e Aceitação de Auxílios, bebidas alcoólicas, gastos pessoais, tais como cigarros, charutos, pastas dentifrícias, vestuário, objetos de uso pessoal, etc.

b) Pagamento de gorjetas, a menos que estejam incluídas em Notas Fiscais e que não ultrapassem o limite estabelecido por lei do valor total da despesa.

 

2.7 - TRANSPORTE(voltar ao índice)

2.7.1 Considera-se despesa de transporte o pagamento de transporte aéreo, transporte terrestre, combustível e pedágio, utilizados pelo Outorgado para se deslocar de uma cidade a outra a fim de participar de evento estritamente relacionado com o projeto.

2.7.2 As despesas dessa natureza devem ser comprovadas da seguinte forma:

2.7.2.1 Passagens Aéreas:

a) Adquirida pelo Outorgado: Recibo expedido pela companhia aérea ou agência de viagem;

b) Adquirida pelo visitante e por terceiro: Recibo de compra e Recibo de reembolso de despesas conforme o (anexo VI);

c) Pacote turístico Recibo de compra discriminando o valor de cada item (hospedagem, transporte, translado e taxas).

A FUNDUNESP não aceitará o pagamento de passagem aérea emitida em classe executiva, primeira classe ou utilização de milhagens, sendo aceita somente a emissão em classe econômica e, sempre que possível, em tarifa promocional.

2.7.2.2 Transporte Terrestre:

a) Em veículo particular: Apresentar as Notas Fiscais de combustível eletrônicas ou, se manuais, totalmente preenchidas pela mesma pessoa do estabelecimento emitente. Independentemente da forma (manual ou eletrônica), a Nota Fiscal deverá conter o nome do Outorgado, o número do processo FUNDUNESP e a placa do veículo utilizado.

b) Ônibus com passagem individual: Apresentar o canhoto original da passagem rodoviária intermunicipal ou interestadual.

c) Táxi: Pode ser comprovada através de Recibo original emitido pelo taxista.

 

2.8 - SERVIÇOS DE TERCEIROS(voltar ao índice)

2.8.1 Considera-se como serviços de terceiros: consertos, serviços gráficos, cópias, etc.

2.8.2 Podem ser prestados por pessoas físicas ou jurídicas:

2.8.2.1 São considerados serviços de terceiros/pessoa física aqueles executados por pessoal técnico ligado diretamente aos resultados pretendidos no projeto de pesquisa e que, por sua natureza, só possam ser executados por pessoas físicas. Deverá ser comprovado através do Recibo para Pagamento de Serviços (anexo IV);

2.8.2.2 São considerados serviços de terceiros/pessoa jurídica os prestados por Empresas. Neste caso, o Outorgado deverá utilizar-se de firmas estabelecidas, das quais exigirá Nota Fiscal. Se a Empresa for isenta de emissão de Notas Fiscais, remeter Recibo em papel timbrado da empresa e cópia do estatuto de constituição e da legislação de isenção, para análise.

 

2.9 - TAXA DE INSCRIÇÃO(voltar ao índice)

2.9.1 Apresentar Recibo original emitido pela organização do evento, constando inclusive a assinatura do recebedor.

 

2.10 - ANEXOS(voltar ao índice)

Anexo I – Balancete de Prestação de Contas;

Anexo II – Termo de Aceitação de Transferência de Domínio de Materiais por cessão de uso e/ou Doação;

Anexo III – Recibo de Diárias;

Anexo IV – Recibo para Pagamento de Serviços;

Anexo V - Declaração

Anexo VI - Recibo de Reembolso de despesas

Anexo VII - Recibo para Pagamento a Pesquisadores Visitantes

 

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